Akademiska Hus

En resa mot datadriven fastighetsförvaltning med kunden i fokus.

Robust informationsstruktur

Effektiva arbetsflöden

Datadrivna insikter

Sveriges största fastighetsägare som sedan länge legat i framkant digitalt står inför en växande utmaning med att hålla sina fastigheter (som huserar över 320.000 studenter och forskare) hållbara och effektiva i en snabbt föränderlig värld. Utöver förvaltning, ska de även främja långsiktig utveckling av verksamhet och bransch. Med ett fastighetsbestånd på över 4,5 miljoner kvadratmeter krävs ständigt och innovativt arbete för att leverera högt kundvärde och en hållbar förvaltning.

Mot denna bakgrund har uppdraget handlat om mycket mer än att bara äga och förvalta stål, glas och betong. Man är en tjänsteleverantör där man behöver förstå och anpassa sina leveranser utifrån kundernas faktiska verksamhet och behov. Man har sedan länge utarbetat en digital strategi som ytterst syftar till att samla in och dra nytta av data (erfarenheter) som produceras inom den egna förvaltningen, men också att agera på de insikter som kunderna genererar genom användningen av lokalerna. En nyckelkomponent i detta är en lösning för att överblicka sina tillgångar genom att visualisera olika dataslag för att skapa insikter att agera på.

Vi kommer i detta kundcase beskriva hur resan sett ut hittills, vad som följer och varför den digitala fastigheten har kommit att bli kärnan i framtidens fastighetsbolag.

Utmaning

Samla fastighetsbeståndets infomation digitalt

Akademiska Hus innehar stora resurser och bred erfarenhet som ett resultat av att ha varit en långsiktig ägare och förvaltare av utbildningslokaler. Dock har man samma utmaningar (och liknande behov) som sina mindre branschkollegor när det kommer till att samla in, underhålla och tillgängliggöra information.

Man har dock en stor fördel som växer sig tydligare dag för dag, vilken är att man (i linje med sitt uppdrag) tidigt insåg värdet av att investera i sin digitala infrastruktur för att skapa ordning och reda. Detta har varit en viktig förutsättning för att adressera och ta sig an följande utmaningar:

Informationsdelning – Hur skapar man en säker IT miljö för delning av information om sina fastigheter med data från flera typer av system som skall kunna förstås och konsumeras av olika användargrupper?
Lokaleffektivisering – Hur kan man nyttja användardata för att effektivisera nyttjandegraden av lokaler och därmed leverera en bättre produkt för både hyresgäster och miljö?
Kundnöjdhet – Hur kan man dela med sig av data om fastigheterna med sina kunder för att skapa en gemensam förståelse för varandras utmaningar och förutsättningar?

Med en klar målbild intensifierades arbetet med att samla fastighetsbeståndets information i en digital miljö. Det resulterade i flera förstudier kring byggnadsinformationsmodeller, mätvärdesinsamling och digital tvilling som banade väg för tekniska inriktningar för process, system och kompetenser.

Lösning

En integrations- och visualiseringsplattform

Behovet av en enhetlig och långsiktig lösning för informationshantering ur ett metodik-, teknik- och organisationsperspektiv blev tydligt. Akademiska Hus behövde kunna sammanställa och standardisera en omfattande mängd data, men också göra den tillgänglig och användbar på ett effektivt sätt.

I samarbete med Zynka inledde Akademiska Hus resan mot att implementera en digital tvilling för en datadriven fastighetsförvaltning med kunden i fokus. Innehåll och funktionalitet designades för att samla och visualisera detaljerad information om byggnaderna och deras utrymmen, kompletterat med både teknisk och verksamhetsbaserad information från externa system och sensorer.

Användarkraven var tydliga; lösningen skulle visualisera information för att tillgodose behoven hos en bred variation av roller inom organisationen, samt vara lättillgänglig och begriplig för hyresgästerna vilket resulterade i 3 huvudsakliga effekter:

En robust informationsstruktur – En kartläggning av beståndets dataunderlag och behov av detaljrikedom genomfördes, därefter upprättades informationsmodeller baserade på ritningar eller laserskanning. Med detta underlag skapades en harmoniserad och hierarkiskt sammankopplad informationsmodell av Akademiska Hus alla fastigheter: campus, byggnader, våningsplan och rum. Detta register fungerar som ett nav för informationsutväxling mellan olika system och datakällor som har utökats med metadata, klassificeringar och dokument. Nu finns förutsättningar på plats för att 1. öka interoperabiliteten mellan system och processer, 2. minska risken för fel och avvikelser, 3. reducera behovet av repetitivt arbete för personalen.

Effektivisering av arbetsflöden – Personal hos Akademiska Hus kan nu besöka och interagera med delar av tvillingen via systemet Digital Buildings. De kan generera nyckeltal (ex. areauppgifter), monitorera vad som händer i byggnaderna och genomföra digitala platsbesök vilket sparar mycket tid och skapar möjligheter att ligga steget före.
Insikter för dataunderstödda beslutanalys – En tydlig ambition för Akademiska Hus var att förstå hur deras bestånd presterade, särskilt sett till inomhusklimat och nyttjandegrad. Tidigare stickprover indikerade en ojämn nyttjandegrad. En del i lösningen var därför att koppla upp fastigheterna. Man använde befintliga system i stor utsträckning och kompletterade med sensorer i utrymmen som saknade data. För varje fastighet som kopplas upp kan Akademiska Hus ha fullständig översikt och förståelse för hur fastigheten nyttjas samt hur kvaliteten är för hyresgästen. När sensordata integreras i tvillingen kan användare visuellt och skalbart analysera inomhusklimat och nyttjandegrad över tid vilket skapar unika förutsättningar för att optimera fastigheter och utrymmen och minska behovet av att hyra eller bygga nytt.

Resultat

Starten på framtidens förvaltning med datadrivna beslut

Idag har Akademiska Hus en digital tvilling över sitt bestånd. Men framförallt har man en långsiktig strategi, inarbetade arbetssätt och en systemlösning på plats för att arbeta datadrivet. Detta innebär att man på ett enkelt sätt kan dela data både internt och externt och över tid kommer att berika och bygga på sin bank av erfarenheter.

I nuläget har man nyttjandedata på hela XX% av beståndet ner på rumsnivå. Detta använder fastighetsutvecklare i dialog med kunder för att gemensamt optimera och utveckla lokalytor. Effekten av detta är att man har kunnat reducera behovet av nybyggnation, samt att man har data på vilka typer av lokaler man behöver utveckla.

Med inomusklimatdata på XX% av beståndet ger fastighetschefer en klar bild över beståndets tekniska prestanda och kan gemensamt med kund bemöta felanmälningar. Effekten av detta är att man effektivare kan prioritera insatser och i dialog med kund minska antal felanmälningar och på sikt kan höja sitt NKI genom en tydlig leverans. Utöver dessa direkta fördelar medför lösningen organisatoriska fördelar såsom:

Ökad överblick och kontroll – Med en helhetsvy av fastighetsbeståndet, blir det enklare för alla i organisationen att förstå hur saker och ting är uppbyggda och fungerar. Resultatet är att mindre tid spenderas på att leta efter information och fler möjligheter att fatta snabba beslut baserade på korrekta uppgifter.
Stärkt intern effektivitet – Medarbetarnas förmåga att utföra digitala platsbesök minskar behovet av fysiska besök och därmed den tid som annars skulle läggas på att söka information eller hantera avbrott. Detta skapar en produktivare arbetsmiljö där medarbetare kan fokusera på uppgifter som tillför mest värde.
Dataunderstödda beslut – Visualisering av data gör det enklare för organisationen att basera sina beslut på aktuell och detaljerad data. Genom att identifiera och lösa problem snabbare, förutse potentiella utmaningar, sparar man både tid och pengar. Dessutom får ledningen underlag att fatta välgrundade beslut som förbättrar både effektiviteten och resultatet för hela organisationen.

BA Tech Awards

Vinst i BA Tech Awards 2023

I en spännande utveckling som ytterligare bekräftar Akademiska Hus framsteg och innovation inom digitalisering, delades nyligen en prestigefylld utmärkelse ut vid BA Tech Awards 2023. Akademiska Hus kammade hem priset i kategorin ”Mest innovativa offentliga verksamhet”, vilket är ett kraftfullt erkännande av ett banbrytande arbete med att digitalisera campusmiljön vid Sveriges universitet och högskolor. Denna utmärkelse är inte bara en fjäder i hatten för Akademiska Hus, utan också ett bevis på att deras långsiktiga och strategiska tillvägagångssätt för digital transformation är rätt väg framåt.

Detta pris lyfter fram deras förmåga att inte bara anamma digital teknik för att förbättra sin fastighetsförvaltning, utan också hur de bidrar till att forma framtiden för den akademiska världen och bana väg för andra att följa efter. Deras arbete med digitala tvillingar har nu fått den uppmärksamhet och uppskattning det förtjänar på en nationell nivå, vilket bekräftar deras position som en ledare inom digital innovation inom fastighetsbranschen.

Kontakta oss

Vill du veta mer om hur du och din organisation med enkla medel kan komma igång och generera värden med en digital tvilling? Kontakta oss för en kostnadsfri konsultation eller läs mer på vår webbplats.

contact@zynka.se